Im Zusammenhang mit der Bekämpfung der Schwarzarbeit steht die Mitführungs- und Vorlagepflicht von Personaldokumenten für Arbeitnehmer in folgenden Branchen:
- Personen- und Güterbeförderungsgewerbe (ausgenommen Werkverkehr),
- Baugewerbe,
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
- Schaustellergewerbe,
- Gebäudereinigungsgewerbe,
- Messebau,
- Fleischwirtschaft.
Schon bisher musste zur eindeutigen Personenidentifikation, insbesondere bei ausländischen Beschäftigten, auf ein Personaldokument zurückgegriffen werden. Der Versicherungsnummernachweis (Sozialversicherungsausweis) hat sich hier als untauglich erwiesen, da er nicht fälschungssicher ist. Die Mitführungspflicht des Versicherungsnummernachweises wurde deshalb abgeschafft. Er dient nur noch der Übermittlung der Versicherungsnummer bei Beschäftigungsaufnahme.
Die Arbeitgeber sind verpflichtet, einmalig nachweislich und schriftlich ihre Beschäftigten über die Mitführungs- und Vorlagepflicht von Personaldokumenten zu belehren. Diese Pflicht zur Aufbewahrung und Vorlage dieser Belehrung ist mit Bußgeld bewehrt und dient der Sicherstellung, dass der den Weisungen des Arbeitgebers unterliegende Beschäftigte tatsächlich die Ausweispapiere bei sich führt.
Darüber hinaus haben Arbeitgeber der oben genannten Branchen Arbeitnehmer sofort bei Beschäftigungsaufnahme eine Sofortmeldung elektronisch direkt an die Deutsche Rentenversicherung abzugeben. Diese wird dort in der Betriebsprüfungsdatei solange vorgehalten, bis eine ordentliche Anmeldung bzw. auch eine kombinierte Ab- und Anmeldung eingeht.
Neben den Behörden zur Überwachung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung erhalten auch die Berufsgenossenschaften auf diese Datei Zugriff, um im Leistungsfall klären zu können, ob ggf. ein Regressanspruch gegen den Arbeitgeber wegen illegaler Beschäftigung vorliegt.