Mit Beginn des Jahres 2023 findet die turnusmäßige Arbeitgeberprüfung der Rentenversicherung grundsätzlich nur noch in elektronischer Form statt. Arbeitgeber haben daher nicht mehr viel Zeit, die notwendigen Vorkehrungen zu treffen und die Umstellung auf dieses System in die Wege zu leiten.
Generell kommen die Prüfer der Rentenversicherung alle vier Jahre zu den Arbeitgebern und prüfen, ob diese ihre Pflichten rund um den Gesamtsozialversicherungsbeitrag erfüllt haben. Bereits seit Anfang 2012 gibt es die Möglichkeit, hierzu ein elektronisches Verfahren zu nutzen. Diese zurzeit noch freiwillige Teilnahme an diesem Serviceangebot der Rentenversicherungsträger wird ab dem kommenden Jahr obligatorisch.
Ziel ist es, die Betriebsprüfung mit elektronischen Daten maschinell zu unterstützen und den Aufwand einer herkömmlichen Betriebsprüfung für alle Beteiligten zu verringern. Inhaltlich ändert sich an der Betriebsprüfung durch die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung für die Arbeitgeber und Steuerberater nichts. Auch ersetzt sie grundsätzlich nicht die Betriebsprüfung vor Ort.
So funktioniert es
Bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung stellt der Arbeitgeber die notwendigen Daten auf Anforderung des Betriebsprüfdienstes aus dem Entgeltprogramm heraus zusammen und übermittelt diese an die Rentenversicherung. Anschließend analysieren die Prüfdienste die ihnen übermittelten Daten. Im Idealfall haben sie nichts zu beanstanden, sodass eine Prüfung vor Ort unter Umständen entfallen kann. Kommen die Prüfer dennoch ins Haus und kann die Prüfung mit den gelieferten Daten abgeschlossen werden, entfällt eine weitere Einsichtnahme der Unterlagen vor Ort. Die eigentliche Prüfung vor Ort verkürzt sich somit.
Zum Ende der Prüfung findet ein Schlussgespräch mit dem Arbeitgeber bzw. Steuerberater statt – hierbei geht es um die Ergebnisse der Auswertungen; darüber hinaus geben die Prüfer weiterführende Hinweise oder zeigen Fehlerschwerpunkte auf. Das eigentliche Prüfergebnis wird elektronisch übermittelt. Nach durchgeführter Betriebsprüfung übermitteln die Prüfdienste die Grunddaten für Meldekorrekturen. Die Korrektur der Meldungen zur Sozialversicherung muss der Arbeitgeber allerdings weiterhin selbst vornehmen.
Die Daten werden nach Bestandskraft des Bescheids über die Betriebsprüfung automatisch gelöscht. Darüber gibt es sogar eine eigene elektronische Meldung.
Welche Programme sind zugelassen?
Die Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung müssen aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm an die Rentenversicherung übermittelt werden. Dieses muss ein Modul für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung beinhalten. Es gibt bereits eine Vielzahl von Programmen, die diese Anforderungen erfüllen. Welche das genau sind, finden Sie zum Beispiel auf den Seiten der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) unter www.gkv-ag.de. Über den Menüpunkt „Das Verfahren“ werden Sie dort im Abschnitt „Programme im Verfahren der Systemuntersuchung“ fündig.
Ausnahmen
Auf Antrag des Arbeitgebers kann für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Entgeltabrechnungsdaten verzichtet werden. Der Antrag ist an keine spezielle Form gebunden. Er wird einfach unter Angabe der Betriebsnummer an den zuständigen Rentenversicherungsträger geschickt.