Entgeltunterlagen: Ab 2027 verpflichtend digital
Ab dem Jahr 2027 gelten für Unternehmen in Deutschland neue gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Entgeltunterlagen: Dokumente aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen künftig verpflichtend digital archiviert werden.
Die neue Regelung basiert auf den Anforderungen der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sowie des Sozialgesetzbuchs und soll insbesondere die Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung vereinfachen. Papierakten verlieren damit zunehmend an Bedeutung. Stattdessen müssen Unternehmen sämtliche entgeltrelevanten Unterlagen elektronisch speichern und jederzeit prüfbar bereitstellen können.
Wer die Umstellung zu spät angeht, riskiert nicht nur organisatorische Probleme, sondern auch Beitragsnachforderungen im Rahmen von Betriebsprüfungen. Auf der anderen Seite bietet die verpflichtende Digitalisierung zahlreiche Vorteile: Prozesse werden effizienter, Suchzeiten reduziert und papierbasierte Verwaltungsaufwände deutlich minimiert.
Bis Ende 2026 bleibt Unternehmen noch Zeit, bestehende Abläufe und Systeme anzupassen. Die verpflichtende digitale Entgeltakte markiert damit einen weiteren wichtigen Schritt hin zu einer vollständig digitalen Personalverwaltung.