Jahreswechsel 

Ab 2025 wurden Möglichkeiten geschaffen, um auch außerhalb von regulären Prüfungen Daten an den Rentenversicherungsträger zu übermitteln. Gegebenenfalls ist hier mit dem Softwareanbieter Rücksprache zu halten, wo das entsprechende Tool zu finden ist.

Grundsätzlich gestaltet sich der notwendige Zeitraum wie folgt: Beginn = Folgetag vom letzten Prüfzeitraumende (sofern das Mandat dort schon bestand) – Ende = Enddatum des Mandats. Ausnahmen von dieser Regel sind uns bisher nicht bekannt. In speziellen Fällen ist es empfehlenswert, das Verfahren mit dem zuständigen Prüfdienst abzustimmen.

Wenn ein Arbeitnehmer die aktuelle Jahresarbeitsentgeltgrenze und die Jahresarbeitsentgeltgrenze für das kommende Jahr überschreitet, ist der Arbeitnehmer ab dem nächsten Kalenderjahr versicherungsfrei. In diesem Fall ist dann eine Abmeldung mit Grund 32 zum 31.12.2025 und eine Anmeldung mit Grund 12 zum 01.01.2026 vorzunehmen. Dabei kommen in der Krankenversicherung die Beitragsgruppen „9“ (Firmenzahler) oder „0“ (Selbstzahler) in Betracht.

Die Rückmeldungen werden elektronisch übermittelt.

Elektronische Rückmeldungen erfolgen vom Grundsatz her immer an die "Absender-ID" - d. h. sofern die eAU-Abfragen und die Entgeltbescheinigung ebenfalls über das SV-Meldeportal übermittelt wurden, erfolgt dorthin auch die proaktive Rückmeldung und kann dort über das "Postfach" abgerufen werden. 

Sofern die eAU-Abfragen und die Entgeltbescheinigung aus einem Abrechnungsprogramm (z. B. DATEV/Lexware Office/etc.) übermittelt werden, wird die Rückmeldung dorthin erfolgen. Sofern in diesem Fall also die Rückmeldung in das SV-Meldeportal gewünscht ist, müsste das mit dem Meldegrund "42" über das SV-Meldeportal angefordert werden.

Sobald die Krankenkasse das Ende der Entgeltersatzleistung (z. B. wegen Leistungsablaufs bei Krankengeldzahlung) ermittelt und dem Versicherten dies mitgeteilt hat, wird auch dem Arbeitgeber zu diesem Zeitpunkt das Ende der Entgeltersatzleistung mitgeteilt. Das Verfahren gilt bei aktuell bestehenden Beschäftigungsverhältnissen. Sollte der Leistungsfall noch nicht eindeutig abgeschlossen sein, erfolgt die Übermittlung dieser Informationen nur nach Anforderung mit Abgabegrund „42 durch den Arbeitgeber.

Unständige Beschäftigungen sind solche, die auf maximal eine Woche (sieben Kalendertage) befristet sind. Es besteht dabei kein durchgehendes Arbeitsverhältnis. Ganz bekannte Beispiele sind z. B. Schauspieler oder Kamera-/Ton-Mitarbeitende in der Filmbranche.

Das Verfahren ist noch in Abstimmung. Es ist denkbar, dass die elektronische Gesundheitskarte (eGK) weiterhin einmal im Quartal eingelesen werden muss, und daraufhin für das laufende Quartal die Folgerezepte über den TI-Messenger angefordert werden können. Voraussetzung hierfür ist, dass die Arztpraxis mit dem TI-Messenger arbeitet.

Die eGK muss in dem entsprechenden Quartal schon einmal in der Arztpraxis eingelesen worden sein, das Einlesen der Karte muss also ggf. nachgeholt werden. Die jeweilige Bescheinigung wird dann von der (Kinder-)Arztpraxis an die versicherte Person postalisch zugesandt oder die versicherte Person kann sich die Bescheinigung in der Arztpraxis abholen.

In diesem Fall muss keine zusätzliche Meldung abgegeben werden, da der Austritt genau am Ende des Übergangszeitraums eingetreten ist. Lediglich die DEÜV-Abmeldung ist noch zu übermitteln.

In bestimmten Konstellationen werden Kinder im Datenaustauschverfahren nicht berücksichtigt. Dazu zählen steuerrechtlich nicht erfasste Kinder (z. B. Wohnsitz im Ausland), leibliche Kinder mit auswärtigem Wohnsitz, Stiefkinder, nicht erfasste Adoptivkinder und sogenannte Altfälle (Kinder, welche vor 1993 geboren wurden).

Sofern eine Prozessumstellung, wonach Beschäftigte sofort nach Vertragsbeginn vorläufig angemeldet werden, nicht möglich ist, kann andernfalls lediglich auf einen zügigen Informationsfluss hingewiesen werden – auch wenn das das bei vielen Arbeitgebern in der Praxis nicht immer umsetzbar ist. Die Rechtsfolge ist ein Fristversäumnis. Sanktionen (Rückfragen/Bußgelder) liegen im Ermessen der Einzugsstelle.

Für jeden Beschäftigten ist eine Meldung abzugeben. Diese zusätzliche elektronische Meldung ist über das jeweilige Entgeltabrechnungssystem vorzunehmen. Ihr Arbeitnehmer zahlt den allgemeinen Beitragssatz zur Pflegeversicherung.

Für "steuerlich erfasste Kinder" wird die Geburtsurkunde nicht mehr benötigt, da die Information über das Digitale Meldeverfahren eingespielt werden. Für "steuerliche nicht erfasste Kinder" ist der Nachweis weiterhin manuell anzufordern.

Der Arbeitnehmer muss hier nicht tätig werden (eventuell nur dann, wenn es wirklich Klärungsbedarf gibt). Die Rückmeldungen von dem BZSt sind keine verbindlichen Feststellungen. Das bedeutet: Sofern abweichende Unterlagen/Angaben vorliegen, sind diese zugelassen und dürfen verwendet werden.

Die 2.000 € beziehen sich nur auf Rentner, die ihre gesetzliche Regelaltersgrenze erreicht habe. Bezieher einer Altersrente für besonders langjährig Versicherte sind davon ausgeschlossen, da sie in der Regel vor dem Erreichen der Regelaltersgrenze in Rente gehen.

Geschäftsführer werden grundsätzlich nicht angerechnet, da sie im arbeitsrechtlichen Sinn keine Arbeitnehmer sind. Selbst dann, wenn der Geschäftsführer einen GdB von 50 hat, wird er nicht berücksichtigt. Mitarbeitende in Elternzeit zählen zu den "ruhenden Arbeitsverhältnissen" Hier gibt es 2 Konstellationen: Wenn es keine Vertretungskraft gibt, zählt das ruhende Arbeitsverhältnis weiter als Arbeitsplatz. Sofern eine Vertretungskraft beschäftigt wird, zählt nur die Stelle der Vertretung als Arbeitsplatz.

Korrekt - Die Schriftform erfordert eine handschriftliche Unterschrift auf Papier oder eine qualifizierte elektronische Signatur, während bei der Textform eine digitale Übermittlung ohne Unterschrift möglich ist. Wichtig ist hier das Vorhandensein von Schriftzeichen und die dauerhafte Lesbarkeit.

Der Arbeitsvertrag erfüllt die Anforderungen des Nachweisgesetzes (Textform ist ausreichend) und kommt somit zustande. Die Befristung kommt nicht zustande, da hier die die Voraussetzungen nicht erfüllt sind (Schriftform ist erforderlich). Der Arbeitsvertrag ist folglich unbefristet gültig.

Die privaten Versicherungsunternehmen sind verpflichtet, die Beiträge eines Jahres bis zum Ablauf des 20.11. des Vorjahres elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern zu melden (für 2026 demnach bis zum 20.11.2025).

Im Falle des Widerspruchs werden keine elektr. Lohnsteuerabzugsmerkmale bereitgestellt. Als Arbeitgeber darf im Fall des Widerspruchs dann auch keine Papierbescheinigung verwendet werden. Die Folge daraus ist, dass keine PKV-Beiträge beim Lohnsteuerabzug mehr berücksichtigt werden können. 

Die einzige Möglichkeit für den privat Versicherten ist dann die Geltendmachung der Vorsorgeaufwendungen (PKV-Beiträge) bei der jährlichen Einkommensteuerveranlagung. Der Beitragszuschuss ist weiterhin zu zahlen. Einziger Unterschied beim Widerspruch: Die Steuerfreiheit entfällt– stattdessen unterliegt der Zuschuss der Beitragspflicht und erhöht somit das SV-Gesamtentgelt.

Auch die PKV-Beiträge von Kindern müssen von den Versicherungsunternehmen digital übermittelt werden, sowohl für die Berechnung eines möglichen Arbeitgeberzuschusses als auch für die Lohnsteuer. Oft werden Kinder als versicherte Personen im Vertrag eines Elternteils geführt. Das Gleiche gilt für Ehepartnerinnen und Ehepartner, deren private Krankenversicherung nicht aufgrund eigener Erwerbstätigkeit abgeschlossen wurde.

Um auch die Beiträge von Angehörigen beim Arbeitgeberzuschuss und den Vorsorgeaufwendungen zu berücksichtigen, ist die Zuordnung der Beitragsdaten der Angehörigen zu den privatversicherten Beschäftigten (i. d. R. der Versicherungsnehmer) erforderlich. Diese Zuordnung erfolgt allerdings nicht durch die Versicherer, sondern unmittelbar durch das BZSt nach einheitlichen, vom Bundesfinanzministerium vorgegebenen Grundsätzen.

Im Rahmen der Bereitstellung der ELStAM kann der Arbeitgeber lediglich die konsolidierten Beiträge (inkl. Angehörige) als Gesamtwert abrufen, wie sie sich aus der Zuordnung des BZSt ergeben. Der Arbeitgeber erhält keinerlei Detailinformationen über die jeweiligen Beiträge oder Tarifbestandteile der einzelnen Versicherten.

Die Daten werden von den privaten Krankenversicherungsunternehmen an das BZSt übermittelt. Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale werden von dort direkt in die Entgeltabrechnungssoftware eingespielt. Sofern übergangsweise für die Jahre 2026 und 2027 noch auf eine Papierbescheinigung zurückgegriffen wird, empfiehlt es sich diese in den Personalunterlagen abzulegen.

Die ELStAM-Werte sind formal bindend. Der Arbeitgeber bleibt jedoch in der Pflicht, unplausible und fehlerhafte Angaben zu prüfen. Im Ernstfall haftet sogar der Arbeitgeber, wenn falsche Zuschüsse zu steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Nachforderungen führen.