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Meldungen Sozialversicherung

Jahresmeldung 2018

Eine Jahresmeldung ist für jeden am 31.12. eines Jahres versicherungspflichtig Beschäftigten mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens jedoch bis zum 15.02. des folgenden Jahres zu erstatten. Der späteste Abgabetermin der Jahresmeldungen für 2018 ist demnach der 15.02.2019. Für geringfügig entlohnte Beschäftigte sind ebenfalls Jahresmeldungen zu erstatten, jedoch nicht für kurzfristig Beschäftigte.
 
Als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt ist in die Jahresmeldung maximal ein Betrag in Höhe der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung einzutragen (Jahresmeldung 2018: 78.000,00 Euro alte Bundesländer, 69.600,00 Euro neue Bundesländer).
 
Eine Jahresmeldung entfällt, wenn bereits wegen einer Unterbrechung der Beschäftigung (z. B. Krankengeldbezug) eine Unterbrechungsmeldung zu erstatten war und der 31.12.2018 in den Unterbrechungszeitraum fällt. Außerdem ist auch keine Jahresmeldung zu erstellen, wenn wegen einer Änderung im Beschäftigungs- oder Versicherungsverhältnis ohnehin zum 31.12.2018 eine Sonstige Meldung, z. B. wegen Änderung der Beitragsgruppe, erstattet wurde.
 
Unabhängig von den Entgeltmeldungen zur übrigen Sozialversicherung ist für jeden in der gesetzlichen Unfallversicherung versicherungspflichtig Beschäftigten eine UV-Jahresmeldung zu erstatten – und zwar auch für geringfügig entlohnte und kurzfristig Beschäftigte.
 
Die UV-Jahresmeldung ist grundsätzlich bis zum 16.02. des Folgejahres der Versicherungspflicht zur Unfallversicherung (Meldezeitraum) zu erstatten. Der späteste Abgabetermin für das Kalenderjahr 2018 ist allerdings der 18.02.2019 (16.02.2019 = Samstag).
 
Abweichend hiervon ist eine UV-Jahresmeldung in Fällen der Insolvenz oder der vollständigen Einstellung des Unternehmens und der damit verbundenen dauerhaften Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse bereits mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen, abzugeben.
 
Unabhängig vom tatsächlichen Beschäftigungszeitraum ist im Meldezeitraum stets „01.01.“ bis „31.12.“ des Kalenderjahres der Unfallversicherungspflicht anzugeben. In der Meldung sind die in der Unfallversicherung beitragspflichtigen Arbeitsentgelte für alle Teilzeiträume zusammenzufassen.

Unfallversicherung: Elektronischer Lohnnachweis

Die im Lohnnachweis bisher in Papierform erhobenen Daten (summarische Jahresarbeitsentgelte, bezogen auf die anzuwendenden Gefahrtarifstellen) dienen als Grundlage zur Berechnung des Beitrags und der Fremdumlagen für die Unfallversicherung.
 
Die Verpflichtung zur Übermittlung des elektronischen Lohnnachweises gilt seit dem 01.01.2017 für alle Meldezeiträume nach dem 31.12.2015. Daneben regelt § 218f SGB VII die Weitergeltung des bisherigen Lohnnachweisverfahrens für Meldezeiträume bis zum 31.12.2017.
 
Ab dem Beitragsjahr 2018, also seit dem 01.01.2019, ist der digitale Lohnnachweis die alleinige Grundlage für den Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung. Der bisherige Papiernachweis entfällt.
 
Im elektronischen Lohnnachweis für die Unfallversicherung sind die angewandten Gefahrtarifstellen sowie die Summen der auf die einzelnen Gefahrtarifstellen entfallenden Unfallversicherungsentgelte, Arbeitsstunden und Arbeitnehmer zu melden. Anzugeben ist auch, ob es sich um ein Unternehmen handelt, dessen Beiträge sich nicht nach Entgelten bemessen (z. B. Kopfpauschale).
 
Geändertes Korrekturverfahren seit dem 01.01.2019
Das bisherige Parallelverfahren hat aufgezeigt, dass eine sofortige Berücksichtigung von korrigierten UV-Lohnnachweisen zu unverhältnismäßigem Verwaltungsmehraufwand bei den UV-Trägern und Arbeitgebern führen würde. Insbesondere bei größeren Unternehmen wurde festgestellt, dass aufgrund von Rückrechnungen abgebebene UV-Lohnnachweise mitunter sogar jeden Monat storniert und neu abgegeben werden. Dies hätte zur Folge, dass der zuständige UV-Träger jeden Monat Beitragsbescheide korrigieren müsste.
 
Insofern haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung entschieden, dass eine Berücksichtigung des geänderten Lohnnachweises nur noch einmal jährlich, spätestens mit der nächsten Umlage erfolgt, sofern sich ein abgegebener elektronischer Lohnnachweis als fehlerhaft herausstellt und dieser storniert und neu abgegeben werden muss.
 
Damit durch diese Regel der Arbeitgeber im Einzelfall nicht schlechter gestellt wird, kann die sofortige Berücksichtigung der Korrektur beantragt werden.
 
Stammdatendienst
Nach § 101 Abs. 4 SGB IV hat der Unternehmer vor der Erstattung des elektronischen Lohnnachweises einen automatisierten Abgleich mit der bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung errichteten Stammdatendatei durchzuführen.
 
Daraufhin werden dem Unternehmer für den elektronischen Lohnnachweis die entsprechenden Stammdaten mit Gültigkeiten durch Datenübertragung zur Verfügung gestellt.
 
Der UV-Lohnnachweis darf erst versandt werden, wenn vorab vom Stammdatendienst die richtigen UV-Daten abgerufen worden sind. Dazu zählen z. B. die Mitgliedsnummer oder Gefahrtarifstellen. So soll sichergestellt werden, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und richtigen Gefahrtarifstellen übermittelt werden.

Bestandsprüfungsverfahren

Begrenzung des Verfahrens
Nach der bisherigen gesetzlichen Regelung des § 98 Abs. 2 SGB IV mussten die Krankenkassen das Bestandsprüfungsverfahren auch im AAG-Verfahren, im EEL-Verfahren, im Zahlstellenmeldeverfahren und im Beitragsnachweisverfahren durchführen. Nach intensiver Prüfung ist jedoch festgestellt worden, dass es in den vorgenannten Verfahren kaum Sachverhalte gibt, in denen eine Änderung der abgegebenen Meldung erforderlich ist.
 
Darüber hinaus wäre das Bestandsprüfungsverfahren auch bei den berufsständischen Versorgungseinrichtungen und bei den Trägern der Rentenversicherung durchzuführen. Aber auch hier konnten keine Anwendungsfälle ermittelt werden, die eine Umsetzung dieses Verfahrens gerechtfertigt hätten.
 
Insofern hat der GKV-Spitzenverband mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) vereinbart, dass Bestandsprüfungsverfahren auf Meldungen nach § 28a Abs.1 und 2 SGB IV (DEÜV-Meldeverfahren) zu beschränken und eine Prüfung der Meldung nach § 98 Abs. 2 SGB IV ausschließlich bei den Einzugsstellen durchzuführen. Eine gesetzliche Klarstellung soll im Rahmen des 7. SGB IV-Änderungsgesetzes erfolgen.
 
Im Vorgriff auf diese gesetzliche Änderung haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung die Gemeinsamen Grundsätze zum Bestandsprüfungsverfahren zum 01.01.2019 angepasst; diese wurden am 05.09.2018 vom BMAS genehmigt.
 
Dokumentationspflicht der Krankenkassen
Seit dem 01.01.2018 werden von den Krankenkassen Rückmeldungen für Meldungen nach § 28a Absatz 1 und 2 SGB IV nach § 98 Abs. 2 Satz 3 SGB IV vorgenommen, sofern im Bestand der Krankenkasse Abweichungen festgestellt wurden. Dabei stellte sich heraus, dass nicht in allen Fällen das notwendige Einvernehmen zur Änderung der Meldung mit den Arbeitgebern hergestellt wurde.
 
Damit die gesetzlichen Vorgaben durch die Krankenkassen zukünftig vollumfänglich erfüllt werden, haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung beschlossen, dass die Sachbearbeiter der Krankenkassen seit dem 01.01.2019 das Einvernehmen im Bestand der Krankenkasse revisionsfähig dokumentieren müssen.

A1-Antragsverfahren

Bereits seit dem 01.01.2018 können A1-Bescheinigungen aus einigen Abrechnungsprogrammen beantragt werden. Das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 ist seit dem 01.01.2019 grundsätzlich für alle Beteiligten verpflichtend. Anträge oder A1-Vordrucke in Papierform sollten damit der Vergangenheit angehören.
 
Allerdings haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in den Gemeinsamen Grundsätzen zum A1-Verfahren aufgrund der Herausforderungen bei der Umsetzung des elektronischen Verfahrens eine Ausnahmeregelung geschaffen.
 
Danach können Arbeitgeber in begründeten Einzelfällen bis zum 30.06.2019 die A1-Bescheinigung weiterhin in Papierform beantragen. Dies gilt für alle Anträge gegenüber den Krankenkassen, der Deutschen Rentenversicherung, der Arbeitsgemeinschaft für berufsständische Versorgungsreinrichtungen sowie für Anträge, die die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) entgegennimmt.
 
Zudem gilt das elektronische Antragsverfahren nicht für Selbstständige, Personen, die gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten erwerbstätig sind (z. B. Fernfahrer) und Personen, die im Rahmen eines bilateralen Sozialversicherungsabkommens entsandt werden.

Betriebsdatenpflege

Die Betriebsdaten aller Arbeitgeber sind in der von allen Sozialversicherungsträgern genutzten Betriebsstättendatei der Bundesagentur für Arbeit (BA) gespeichert. Die erforderlichen Betriebsdaten des Arbeitgebers werden erstmalig bei der Vergabe einer Betriebsnummer durch den Betriebsnummern- Service (BNS) der BA in Saarbrücken erfasst.
 
Die Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, dem BNS Änderungen unverzüglich zu melden. Diese Änderungsmeldung erfolgt mit dem Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) mittels elektronischer Datenübertragung.
 
Nach Angaben der BA werden derzeit lediglich 50 % der Änderungsmitteilungen maschinell übermittelt. Darüber hinaus sind mindestens 10 % der übermittelten Änderungsmitteilungen nicht verwertbar. Zur Optimierung des Verfahrens haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung bereits im Jahr 2017 eine Arbeitsgruppe eingerichtet.
 
Nach den Empfehlungen dieser Arbeitsgruppe sollen Entgeltabrechnungsprogramme künftig so gestaltet sein, dass Änderungen betrieblicher Stammdaten unverzüglich an die BA übermittelt werden. Dazu werden in einer Verfahrensanforderung die wesentlichen Ereignisse definiert, die zu einer Änderungsmeldung mit einem DSBD führen müssen.
 
Die Entgeltabrechnungsprogramme sollen es dem Arbeitgeber ermöglichen, die betrieblichen Stammdaten den beschriebenen Konventionen entsprechend korrekt zu erfassen und Änderungen elektronisch und automatisiert zu melden.

Kennzeichnung von Saisonarbeitnehmern

Seit dem 01.01.2018 sind Saisonarbeitnehmer in den Meldungen gesondert zu kennzeichnen. Diese Kennzeichnungspflicht besteht jedoch nur, wenn alle in § 188 Abs. 4 SGB V genannten Voraussetzungen erfüllt sind, der Saisonarbeitnehmer also
  • vorübergehend für eine versicherungspflichtige auf bis zu acht Monate befristete Beschäftigung
  • nach Deutschland gekommen ist,
  • um einen jahreszeitlich bedingten, jährlich wiederkehrenden,
  • erhöhten Arbeitskräftebedarf des Arbeitgebers abzudecken.
 
In der Praxis wurde durch die Krankenkassen festgestellt, dass das Kennzeichen oftmals auch dann vom Arbeitgeber gesetzt wurde, wenn Arbeitnehmer mit einem Wohnsitz in Deutschland vorübergehend eine versicherungspflichtige auf bis zu acht Monate befristete Beschäftigung aufgenommen haben. Daher an dieser Stelle nochmal der Hinweis, dass das Kennzeichen nur dann mit „J“ zu befüllen ist, wenn tatsächlich alle oben aufgeführten Voraussetzungen erfüllt sind.

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